Vi bad Louise Callenberg, med bakgrund inom Svenska Kyrkan och partipolitiken att skriva ner sina bästa tips till alla chefer i ideella organisationer.
Du står där med telefonen i handen och har äntligen fått det där efterlängtade och positiva samtalet. Du fick jobbet. Du har blivit erbjuden ett uppdrag som chef i en ideell organisation. Hur ska du förbereda dig inför det? Vad behöver du vara bra på för att hålla som chef i en verksamhet som inbyggt i sig självt har en rad komplexa förhållanden?
Förtroende är ett ord som kommer att kanta ditt uppdrag, tillsammans med ett hållbart relationscentrering och målfokuserat ledarskap.
Du står inför en rolig och utmanande tid. Det vet alla vi som varit chefer inom sektorn. Så fullt av möjligheter och god vilja. Så många människor som brinner och driver – med eller utan lön.
Du kommer att behöva ha dina styrsystem för att prioritera och navigera. Du kommer att vilja ha en vision att leda mot. Utan dem blir det svårt att navigera och hantera alla de viljor som en ideell verksamhet med nödvändighet består utav. Är du en av de högsta cheferna så kommer du att ställa upp förslag till beslut till styrelsen och med nödvändighet att lära dig allt om vikten av att förprata (och vem som ska göra det) och om att förankra förändringar med medlemmar och rätt distrikt. För att överleva behöver man ha alla med sig, inte minst sina förtroendevalda.
En telefonlista till alla viktiga personer skulle vara min första prio. Och sedan skulle jag börja bygga relationerna.
En stark och solid tråd genom gott chefskap handlar om att kunna leda sig själv. Det gör man genom självkännedom. En hållbar chef vet sina begränsningar, sina egna drömmar och tillkortakommanden. Hen hanterar sina reaktioner och förstår att det inte finns någon annan som skapar kultur i en organisation, än de med makt och inflytande – informellt som formellt. Genom att leda sig själv, med hjälp av god självkännedom, får man också det där FUCK OFF-kapitalet som kan behövas när allt inte riktigt fungerar som det ska.
I det hållbara ledarskapet undersöker man sina gränser och lär andra hålla sig till sina. Man förstår vad värderingar innebär för en organisation och kan ta de svårare samtalen med enkelhet i arbetet med förändringar och framtidsfrågor. Om detta kommer mina reflektioner om att vara en hållbar chef i den ideella sektorn att handla om.
Att leda i en snabb och föränderlig tid är en svår uppgift med många olika faktorer att förhålla sig till. I en ideell organisation finns det mycket som påverkar utvecklingen. Att leda som chef är därför ett multitask-uppdrag där lyxen att ha väldefinierade roller likt stora organisationer är långt bort. Ohälsotalen är i vår tid också en stor utmaning, inte minst bland de som brinner lite extra för sin omvärld. Därför är frågan om att vara hållbar som chef i den ideella organisationen så viktig.
Hur leder och verkar du som chef för att skapa en kultur och en struktur som gör att jobbet blir gjort, folk mår bra och organisationen går i takt med tiden? Hur är du själv ett exempel på rimlig arbetsbörda och sunt förhållningssätt till leverans och resultat? I en sektor där himlen är gränsen för vad som behöver göras är den kvaliteten i ledarskapet hårdvaluta.
För att förbereda sig för ett chefsuppdrag eller för att reflektera över det man redan har, kan dessa sju pelare vara till hjälp.
1. Reflektera mera.
Att förbereda sig inför att ta ett chefsuppdrag är en sak. En annan är att försöka bena ut varför man har det som man har det på jobbet som chef i ideell sektor. En utmaning kan då vara att bara få tid till den reflektionen.
Att skapa sig tid för reflektion och skaffa
sig tid för perspektivbyten är en väl investerad insats. Man behöver få tid att undersöka, vrida och vända och få ta tid att planera utifrån de större penseldragen. Att leda som chef utan reflektionstid är som att köra bil i snöyra.
2. Led dig själv så kan du leda andra.
Medarbetarskap och ledarskap är perspektivförflyttningar av samma sak, nämligen självledarskap. Genom att känna sig själv är man redo att lyssna med ett öppet sinne. Man kan avgöra vad som är mitt ansvar och vad som är någon annans. För att leda sig själv behöver man bottna i vad man tycker är viktigt. Varför går jag till jobbet? Vad motiverar mig? Vilka värderingar får mig att må bra när jag lever dem? Vilka får mig att avsky att jobbmorgonklockan ringer? En tydlig ledare är en som fattar beslut och pekar ut riktningen. Det kan man göra när man vet vad man tycker är viktigt. Det är så man tränar sin inre beslutsfattare som andra får luta sig emot.
3. Synen på medarbetare definierar ditt chefskap.
Alla vill ha leveranssäkerhet och kvalitet hos medarbetare, men hanterar vi chefer dem som om vi tror på att de har det? Jag tror benhårt på att tillse att man som chef har en positiv syn på sina medarbetare som man förstärker genom att berätta om den, ofta. Det blir den förväntansbild som sätts. Den syn jag förmedlar är den om medarbetaren som kapabel, kreativ och motiverad. Medarbetaren ska i sin roll göra vad den kan för att uppfylla det. Chefens uppdrag är att skapa förutsättningarna, genom att se till att det ex finns mål, strukturer, resurser och att chefen håller sig borta från detaljstyrning. För den kreativa miljön krävs feedback och tillit och för den motiverade ett ständigt pågående samtal om hur man har det i sina arbetsuppgifter. Den kapabla medarbetaren är också den som söker kompetensutveckling när man inte är kapabel för ett uppdrag. Eller som tillsammans med sin chef kan prata om nya utmaningar. Genom att man som chef föregår med gott exempel så kan man få medarbetaren att se sin del av ansvaret för att agera kreativt, motiverat och kapabelt. Allt detta kan verka så enkelt, men i den ideella organisationen får man ha koll på medlemmars och förtroendevaldas syn på de som jobbar hos oss. Det är viktigt att man skyddar sina medarbetare för att deras möjlighet till att leverera på mål ska kunna bli verklighet.
4. Beteenden styr snarare än strategi.
Vi behöver ha fokus på vårt uppdrag, vilken vision vi har för vår organisation, men den förbli bara ord på papper om vi inte lever som vi vill lära. Fundera därför igenom, tillsammans med medarbetare, vilka beteenden som gör att vi når dit vi behöver nå. För din egen del behöver du fundera på hur du förstärker önskvärda beteenden och attityder, och hur du markerar mot dem som inte är det. Det är så kultur förändras. För kultur sitter aldrig i väggarna. Den traderas socialt i en grupp. Svårigheten för den ideella chefen är att väggarna flyttar ut från kansliet och kan sitta i en hel medlemskår. Men genom att lägga vinn om att ha ett professionellt kansli med kända spelregler så kan man komma lite närmare. Dessa krafter behöver man förstå för att kunna styra strategiskt mot mål.
5. Konsten att få saker gjorda, tillsammans.
I ett chefskap ligger alltid frågan om resultat. Det är en sak att ha visioner för miljoner. En annan sak att få det att hända. Här gäller det att följa upp och komma igång och att ha ihärdighet. Det finns många tricks så som lean, agile management, OKR’s och kanboard till stöd för det, bara ett Googleklick bort. Allt som visar progression är nämligen bra. Lägg därför tid och energi på att finna hur du ska följa upp och kunna följa er verksamhet på ett transparent sätt. Hitta de digitala lösningarna som skapar smidighet och varför inte möjlighet för er att kommunicera också med varandra istället för via mail? Ett verktyg som exempelvis Slack och Facebook gör sig också utmärkt för alla de
organisationer som består till mer än hälften av ideella medarbetare. Så kan alla, avlönade och frivilliga, känna sig som en del av en helhet.
6. Att leda dem utan anställningskontrakt.
När man frågar en kyrkoherde hur många anställda hen har kan svaret variera oerhört. 25 avlönade och 250 frivilliga. Det är inte ett ovanligt förhållande. Så är det för nästan alla ideella
organisationer. Vi har medarbetare utan anställningskontrakt, som med engagemang lägger ner sin själ på vår sak. En utmaning för en chef är hur man arbetsleder dem. Min erfarenhet är att man ska vara riktigt bra på att ha tydliga förväntningar på alla volontärer. Tydliga ramar och gränser skapar också mer glädje och mindre oro. Det är också viktigt för de medarbetare som ska leda den ideella verksamheten, att de vet vilka befogenheter de har. Inte sällan är också våra egna anställda inom ideella organisationer också våra medlemmar. Det gör att vi då behöver ge dem tydlighet om vad som gäller när de agerar i sin roll som anställd gentemot medlemmarna när det uppstår sådana situationer.
7. Leverera via någon annans förtroende.
I en ideell organisation är det alltid någon annan som är organisationen än den högste chefen. Man behöver se till att förstå vem som har mandatet att peka på förändringar och i vilka sammanhang. Här finns det massor av gråzoner. Samarbetet mellan chef och förtroendevald är superviktigt. Det är den för att man behöver ha tillit till att man förstår varandras roller och olika behov samtidigt som man inte kommer kunna lyckas i sitt uppdrag om inte den andre också lyckas. Det är en relation som så ofta kan skava, men som man behöver lära sig att hantera på bästa sätt. När förtroendet är på plats och man hittat vilka olika roller som behöver stödja varandra i olika situationer så har man fått en stor möjlighet att lyckas. När allt ställs på sin spets så är den förtroendevalda den som ansvarar för att den professionella organisationen fungerar, och det säkerställs genom chefen som man rekryterar.
Så när samtalet kommer och man förstår att man blivit erbjuden en rolig och stimulerande tjänst som chef i den ideella sektorn, ja då skulle jag utan tvekan ställa frågan om hur det känns i magen. Är du redo för en utmaning med potential att förändra världen i ett jobb som garanterat kommer att ge dig en chefserfarenhet för livet? Tack vare den kommer du att vara väl rustad för många andra ledaruppdrag. Men glöm inte att du behöver ha ditt eget fuck off-kapital med dig. Se till att du vet vem du är, vad du är bra på och ha integritet när makten utövas så att du håller för framtiden. ∗
Louise Callenberg
Enhetschef digital verksamhetsutveckling & förvaltning, Stockholms stad, med tidigare chefsuppdrag inom ideell sektor bakom sig.
lollo.callenberg@gmail.com
Vi vill ha fler prenumeranter till Kurage. Klicka här nedan!