Annika Engström forskar bland annat om kommunikation och lärande i organisationer och berör här ämnet som många av oss säkert noterat: vi verkar ha allt fler möten. Frågan är om detta gör vår organisation mer eller mindre effektiv och om alla möten verkligen är meningsfulla.
(Vi behöver fler prenumeranter till Kurage. Tack för att du bidrar till att Kurage finns och kan fortsätta vårt arbete!)
VÅRA UPPGIFTER BLIR idag mer och mer komplicerade. Problem vi har att hantera på våra arbetsplatser ter sig inte längre linjära eller enkla att lösa med förutbestämda planer och strukturer eller med ett styrande ledarskap. Istället måste många kompetenser samverka kring de alltmer komplexa uppgifterna. För att få människor engagerade, och delaktiga i att bidra med sina kunskaper, förordas ett allt mer distribuerat ledarskap. Möten blir då ett sätt för organisationer att få människor att samlas, samarbeta, koordinera och planera de gemensamma uppgifterna. Möten är helt enkelt viktiga arenor för lärande, problemlösning och beslutsfattande, med möjlighet till kritisk granskning av verksamheten. De är med andra ord fundament för att organisationer ska kunna hantera nutida såväl som framtida utmaningar.
Det finns många svårigheter kring detta. Möten är en mycket tidsslukande aktivitet i dagens arbetsliv, och forskning visar att denna aktivitet tenderar att öka. Orsakerna är omfattningen av teamarbete och det faktum att vi arbetar mer och mer i projekt. Högre chefer spenderar omkring 75 procent och medarbetare på operativ nivå spenderar i snitt ca 15 procent av sin tid i möten. I större organisationer är den siffran ännu högre.
TRYCKET PÅ ORGANISATIONERS mellanmänskliga samspel ökar. Forskning visar tydligt att bra möten kan stimulera anställdas motivation och välmående, men tyvärr upplevs många av dem snarare meningslösa. I en studie genomförd i 41 länder svarade mindre än hälften av respondenterna att möten var ett effektivt sätt att använda arbetstid. Det är viktigt att bryta ett sådant mönster och att ledare behöver rustas för att leda möten på ett bättre sätt. Framgångsrika organisationer ser inte möten som något nödvändigt ont. Där tillåts inte improduktiva möten bli norm. Framgångsrika organisationer inser att förbättrade möten leder till vinster i organisationen inte minst för de anställdas välbe nnande och motivation.
Det finns många faktorer som påverka upplevelsen av våra möten. En studie lyfte fram att attityder och trivsel i största allmänhet påverkade huruvida man upplevde möten effektiva.
I en annan studie framträdde förväntningar på mötet vara av stor betydelse. Det har också visat sig att mötesrutinerna i sig kan vara en källa till att möten misslyckas. Förmågan att kommunicera är av stor betydelse för att möten ska bli meningsfulla.
Mötesforskningen är väldigt ung och har väckt stort intresse de senaste åren med många publikationer främst under 2000-talet. Det kom en första »handbook« inom ämnesområdet år 2015 och innan dess är det i mångt och mycket konsulter som »ägt« kunskapsdomänen. De har utvecklat praktiska metoder och tillvägagångssätt för att underlätta för ledare att hålla sina möten. Checklistor, »guidelines« och modeller har ofta baserats på forskning inom ledarskap och gruppdynamiska processer, och det finns hundratals praktiska handböcker om hur en generellt bör planera och leda ett engagerande.
TROTS DET ÄR missnöjet stort. Det finns uppenbarligen en kunskapslucka mellan teori och praktik. Kanske har möten blivit för strömlinjeformade och slentrianmässiga? Kanske kan vi inte förlita oss till just »den« supereffektiva mötesmodellen? Kanske deltar fel personer i vissa möten? Kanske sitter alldeles för många tysta under möten där deras kunskap skulle behöva lyftas fram? Kanske blir möten ett forum för maktspel och konflikt snarare än för konstruktiv problemlösning och beslutsfattande? Frågorna är många och det är uppenbart att de behöver tas på allvar.
I de studier jag själv gjort kring möten i industrin har några viktiga aspekter för att få effektivare möten till stånd visat sig tydligt:
- Syftet med mötet behöver tydliggöras så att alla vet vilken uppgift mötet har och vad mötet till syvende och sist ska leverera och till vem.
- Finns rätt kompetens med beroende på vilken uppgift som ska hanteras?
- Beroende på om mötet i huvudsak syftar till att hantera något som redan är planerat eller om det ska fokusera på lösningen av något grundläggande problem i verksamheten bör mötet ledas olika.
- På liknande sätt bör syftet med mötet styra på vilket sätt kommunikationen bör gå till och om det kräver dynamik och variation i det rumsliga arrangemanget eller inte.
- Därtill kan en med fördel fundera över tid och form – ska vi stå, sitta eller gå under mötet och hur länge behöver det egentligen pågå?
DET FINNS ETT stort behov av forskning som genererar kunskap om olika möten i största allmänhet – och om olika sätt att kommunicera i mötesrummet i synnerhet. Vi behöver också veta väldigt mycket mer om den digitala teknikens påverkan – dess möjligheter och eventuella hinder. Utmaningen ligger i att lära mer om hur man lämpligast leder och arrangerar möten olika beroende på olika syften och de olika förutsättningar som finns i olika typer av organisationer.
ANNIKA ENGSTRÖM är lektor i arbetsorganisation vid Tekniska högskolan, Jönköping University där hon bland annat forskar om kommunikation och lärande i organisationer.